Cómo lograr que todo su equipo laboral asista a su próxima reunión de trabajo
La asistencia es una cosa, pero la productividad es otra. Aquí le mostramos cómo lograr que su equipo haga ambas cosas.
Las reuniones son el alma de la fuerza laboral. Permiten que el progreso se lleve a cabo y que el trabajo avance. Sin embargo, la mayoría de las veces, pueden ser demasiado ineficientes o improductivos.
Dicho esto, ¿Cómo sacar el máximo provecho de una reunión de trabajo?
Las claves son comunicarse de manera efectiva con los miembros de su equipo, planificar con anticipación y cumplir con su agenda. Parece bastante simple, pero es sorprendente la cantidad de tiempo y energía que se puede desperdiciar en reuniones de equipo mal planificadas, mal ejecutadas, innecesarias y redundantes. Llevar sus reuniones al siguiente nivel requerirá algo de práctica, pero si se compromete a lograrlo, los resultados valdrán la pena.
Aquí hay algunos consejos sobre cómo maximizar la asistencia y la productividad en su próxima reunión:
- Comenzar con el objetivo en mente
Si bien los siguientes puntos pueden parecer obvios, si se fija en un resultado final deseado específico, sus posibilidades de lograrlo aumentarán:
- Asegúrese de que todos los participantes necesarios asistan a su reunión.
- Mantenga la reunión en el punto, sobre el tema, productiva y eficiente.
- Dar seguimiento a las metas que se establecieron, las tareas que se asignaron y las decisiones que se tomaron.
- Maximizar la asistencia
La mayoría de los problemas de asistencia se pueden atribuir a nada más que una mala planificación. Primero, pregúntese si está programando reuniones en un horario al que todos puedan asistir, es sentido común, i reserva reuniones cuando la gente está ocupada, tendrá dificultades para reunir a las tropas.
En segundo lugar, debe comenzar (y terminar) a tiempo. Si usted o sus participantes parecen tener dificultades para cumplir con su agenda, considere reservar un tiempo separado para la lluvia de ideas o las discusiones de foro abierto.
En tercer lugar, debe considerar implementar un sistema de recompensas y/o consecuencias. Por ejemplo, podría ofrecer café y refrigerios a quienes se presenten de 10 a 15 minutos antes de que comience la reunión (que es cuando deberían estar caminando de todos modos). O bien, puede cerrar la puerta en el momento en que la reunión está programada para comenzar, dejando a los que llegan tarde sin otra opción que interrumpir cuando entren.
Finalmente, envíe muchos recordatorios a aquellos que necesitan estar en la reunión. La gente está ocupada y podría olvidar fácilmente. Haga que sus reuniones sean tan fáciles de asistir que sería una tontería no hacerlo.
- Maximice la productividad
Existe una correlación directa entre la asistencia a la reunión y la productividad, si tiene una reunión productiva y puntual, es mucho más probable que los miembros de su equipo regresen la próxima semana. Si les hace perder el tiempo, se sentirán mucho menos inclinados a seguir apareciendo.
Para garantizar la máxima productividad, el primer paso que debe tomar es planificar con anticipación. Haga una agenda, discuta su contenido con los miembros de su equipo, pregúnteles qué creen que se debe abordar y desglóselo en su plan de reunión final que puede compartir con su equipo incluso antes de que se lleve a cabo la reunión.
En segundo lugar, recuerda facilitar y mediar. No puede dejar que las cosas funcionen en piloto automático una vez que ha comenzado la reunión. Debe ayudar a todos a mantenerse enfocados en la tarea en cuestión. Lo mismo ocurre con los presentadores invitados.
Por último, recuerda terminar a tiempo. Algunos problemas se resolverán en el transcurso de la reunión, mientras que otros simplemente no lo harán, sin importar cuánto lo intente. Pero si sigue teniendo estas reuniones semanales, siempre puede revisar los temas en reuniones posteriores según sea necesario. También puede comunicarse con empleados individuales y hacerles saber lo que ha decidido.
- Fomentar una cultura de acción
El objetivo de una reunión es determinar quién debe hacer qué y para qué fecha, si nadie hace nada como resultado de la reunión, se perdió el tiempo. No hay productividad cuando la gente no actúa. Las reuniones pueden ser herramientas de gestión increíblemente efectivas cuando se ejecutan correctamente.
Es probable que no domines el arte de las reuniones productivas de la noche a la mañana, pero si le dedicas algo de tiempo y sigues practicando, muy pronto podrás convertirlo en una ciencia. Además, su equipo estará eternamente agradecido por ese tiempo extra en su jornada laboral.
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