Cómo facturar: TOKS

TOKS es una empresa líder en la industria de restaurantes en el país mexicano, actualmente tiene una vida de mucha actividad y ya cuenta con más de 35 años siendo líder en el ramo, la cadena se ha ganado la preferencia de los comensales gracias a su enfoque en la calidad de los alimentos y el servicio al cliente, TOKS se enorgullece de ofrecer un menú diverso que incluye platillos tradicionales mexicanos, opciones saludables y productos de temporada.

La cadena cuenta con demasiadas sucursales en todo México, ubicadas en zonas turísticas y empresariales, TOKS ha desarrollado una plataforma en línea que permite a los clientes realizar pedidos entregándolos a domicilio o simplemente para degustar directamente en el restaurante.

TOKS Proceso de Facturación

Cuando un cliente realiza una visita a uno de los restaurantes de TOKS, se genera una orden de consumo que incluye los productos seleccionados, el monto total a pagar y los impuestos correspondientes, esta orden se registra a través de sistemas electrónicos o manualmente, dependiendo de la ubicación y capacidad tecnológica del restaurante.

El personal encargado registra la orden de consumo en el sistema interno de TOKS, se ingresan los detalles del cliente, la lista de productos consumidos y los datos necesarios para la emisión de la factura correspondiente.

Con base en la orden de consumo registrada, se genera la factura correspondiente, cumpliendo con todas las disposiciones fiscales vigentes en el país para garantizar la legalidad y transparencia de las facturas emitidas.

Una vez generada la factura, se envía al cliente de acuerdo por correo electrónico, correo postal u otro medio acordado previamente.

TOKS México ofrece diversas opciones de pago, una vez recibido el pago se realiza la conciliación correspondiente para asegurar que los registros internos estén actualizados y reflejan de manera precisa el estado de la transacción.

Digitalización de documentos y automatización del proceso:

TOKS considera la digitalización de documentos relacionados con la facturación, como recibos y órdenes de consumo, al utilizar herramientas tecnológicas como escáneres y sistemas de gestión documental, se puede trabajar en tiempo real y facilitar el acceso y la búsqueda de información relacionada con las transacciones comerciales.

Implementación de mejoras en el proceso de facturación

Para seguir mejorando el proceso de facturación en TOKS México, se pueden considerar algunas acciones específicas:

• TOKS México puede adoptar un sistema de facturación electrónica que permita generar facturas de manera automática y enviarlas por correo electrónico a los clientes.
• TOKS México integra su sistema de facturación con el sistema de punto de venta utilizado en sus restaurantes, TOKS puede mejorar la comunicación postventa con los clientes en relación con las facturas es decir brinda canales de atención al cliente claros y accesibles para consultas y aclaraciones relacionadas con la facturación.
• Es fundamental educar al personal encargado del proceso de facturación para asegurar un conocimiento actualizado sobre las regulaciones fiscales y las mejores prácticas en la emisión de facturas.

Evaluaciones Periódicas del Proceso de Facturación

Sirve para identificar posibles áreas de mejora, analizando los tiempos de respuesta, la precisión en la emisión de facturas y la eficiencia general del proceso, con base en los resultados de estas evaluaciones, se pueden implementar ajustes y mejoras para optimizar aún más el proceso de facturación.

Implementación de un portal en línea para clientes

TOKS cuenta con un portal en línea donde los clientes pueden acceder a sus facturas de manera rápida y sencilla, a través de este portal los clientes pueden ver y descargar sus facturas, realizar consultas sobre pagos, y obtener un historial de sus transacciones.

Para agilizar el proceso de conciliación de pagos TOKS implementó un sistema automatizado que permite la identificación y registro automático de los pagos recibidos.

Monitoreo de Indicadores Clave de Rendimiento (KPI)

Es importante establecer y monitorear KPI relacionados con el proceso de facturación, como el tiempo promedio de emisión de facturas, el tiempo promedio de pago, la tasa de error en las facturas y la satisfacción del cliente, estos indicadores permiten identificar áreas de mejora y tomar acciones correctivas para optimizar continuamente el proceso.

KPI (Key Performance Indicator)

Se refiere a los Indicadores Clave de Desempeño. Son métricas cuantitativas o cualitativas que se utilizan para medir el rendimiento de una empresa, un proyecto o una estrategia en relación con los objetivos establecidos, los KPIs son utilizados para evaluar el éxito o el progreso hacia metas específicas y ayudan a las organizaciones a tomar decisiones informadas y a realizar un seguimiento de su rendimiento a lo largo del tiempo.

Los indicadores clave de desempeño (KPI)

varían según el contexto y los objetivos específicos de cada organización, pero existen algunos ejemplos comunes que se utilizan ampliamente para evaluar el rendimiento, estos KPI proporcionan métricas cuantitativas y cualitativas que permiten medir el progreso hacia metas establecidas y tomar decisiones informadas. Algunos ejemplos comunes de KPI son:

• Ventas:

Puede ser un KPI de ventas el volumen de ventas, los ingresos generados, el valor promedio de la venta, el crecimiento de ventas año tras año entre otros.

• Rentabilidad:

Se pueden utilizar KPIs como el margen de beneficio, el retorno de la inversión (R O I), la rentabilidad por cliente o la rentabilidad por producto o servicio.

• Satisfacción del cliente:

Los KPIs relacionados con la satisfacción del cliente pueden incluir la puntuación de satisfacción del cliente, el Net Promoter Score (N P S), las tasas de retención de clientes o el tiempo de respuesta al cliente.

KPIs relacionados con la eficiencia operativa pueden ser el tiempo de ciclo, la productividad, el cumplimiento de plazos o la reducción de costos.

• Desempeño del marketing:

Los KPIs del marketing pueden incluir la generación de leads, el tráfico del sitio web, el porcentaje de conversión, el costo por adquisición de cliente (C A C) o el retorno de inversión en marketing (R O M I).

Una facturación precisa, transparente y eficiente es fundamental para la satisfacción del cliente ya que esta define el inicio o fin de una relación comercial. Proporcionar facturas exactas, ofrecer opciones de pago fáciles, mantener un tiempo de facturación adecuado, brindar un servicio al cliente amigable y utilizar procesos automatizados contribuyen a una experiencia positiva y satisfactoria para los clientes, lo que a su vez puede tener un impacto positivo en la retención de clientes y el crecimiento del negocio.